Financiële administratie koppelen aan je ondernemingsplan

Waarom je administratie koppelen aan je ondernemingsplan?

In je ondernemingsplan maak je financiële verwachtingen. Denk aan je omzetprognose, kostenbegroting, investeringsbegroting en liquiditeitsplanning. Je financiële administratie laat vervolgens zien wat er echt gebeurt. Door deze twee met elkaar te vergelijken, krijg je waardevolle inzichten. Je ziet bijvoorbeeld of je omzet achterblijft, kosten hoger uitvallen dan gepland of bepaalde investeringen meer opleveren dan verwacht. Dit helpt je om betere keuzes te maken en voorkomt dat je pas laat ontdekt dat je financiële situatie anders is dan gedacht.

Van prognose naar praktijk

Een financieel plan is gebaseerd op aannames. Je schat in hoeveel klanten je krijgt, welke omzet je draait en welke kosten je maakt. Dat is nodig om goed voorbereid te starten, maar de praktijk kan anders lopen. Misschien krijg je sneller klanten dan verwacht. Of juist langzamer. Misschien vallen je marketingkosten hoger uit, betaal je meer voor software of duurt het langer voordat klanten hun facturen betalen. Door je administratie regelmatig te vergelijken met je ondernemingsplan, houd je grip op je cijfers.

Welke onderdelen kun je koppelen?

Je hoeft niet je hele ondernemingsplan continu te controleren. Vooral de financiële onderdelen zijn belangrijk om te vergelijken met je administratie.

Denk aan:

• Je omzetprognose;

• Vaste en variabele kosten;

• Investeringen;

• Winstverwachting;

• Liquiditeitsbegroting;

• Belastingreserveringen;

• Privé-opnames;

• Marketingbudget;

• Financiering en aflossingen.

Door deze onderdelen regelmatig te bekijken, zie je snel of je nog op koers ligt.

Omzet vergelijken met je prognose

In je ondernemingsplan heb je waarschijnlijk een omzetverwachting opgenomen. Bijvoorbeeld hoeveel klanten, opdrachten, verkopen of declarabele uren je per maand verwacht. In je administratie zie je wat je daadwerkelijk hebt gefactureerd en ontvangen. Vergelijk deze cijfers met elkaar. Loop je achter op je omzetdoel? Dan kun je extra aandacht geven aan marketing, verkoop of klantwerving. Loop je juist voor? Dan kun je onderzoeken of je sneller kunt groeien, extra capaciteit nodig hebt of je prognose moet aanpassen.

Kosten controleren

Ook je kosten zijn belangrijk. In je ondernemingsplan maak je een kostenbegroting. Daarin staan bijvoorbeeld kosten voor software, verzekeringen, marketing, huisvesting, administratie, vervoer, inkoop of personeel. In je financiële administratie zie je welke kosten je echt maakt. Door deze kosten te vergelijken met je begroting, ontdek je of je uitgaven binnen de planning blijven. Als kosten structureel hoger zijn dan verwacht, kun je op tijd maatregelen nemen.

Liquiditeit bewaken

Een onderneming kan winstgevend zijn en toch tijdelijk te weinig geld op de rekening hebben. Daarom is liquiditeit belangrijk. In je ondernemingsplan kun je een liquiditeitsbegroting opnemen waarin je laat zien wanneer geld binnenkomt en wanneer geld uitgaat. Je administratie helpt je om dit in de praktijk te volgen. Je ziet welke facturen nog openstaan, welke kosten eraan komen en hoeveel geld beschikbaar is. Zo voorkom je dat je wordt verrast door btw-afdrachten, belastingbetalingen, investeringen of grote uitgaven.

Reserveringen bijhouden

Als ondernemer moet je rekening houden met reserveringen. Denk aan btw, inkomstenbelasting, bijdrage Zorgverzekeringswet, pensioen, arbeidsongeschiktheid, vervanging van apparatuur of rustige periodes. In je ondernemingsplan kun je beschrijven hoeveel je wilt reserveren. In je administratie kun je vervolgens bijhouden of je dit ook echt doet. Dit helpt om financiële rust te creëren en voorkomt dat je geld uitgeeft dat je later nodig hebt.

Gebruik je administratie om bij te sturen

Je ondernemingsplan is geen document dat je één keer maakt en daarna vergeet. Het is juist een hulpmiddel om je bedrijf te sturen. Door je administratie erbij te gebruiken, kun je je plan regelmatig actualiseren.

Stel jezelf bijvoorbeeld elke maand of elk kwartaal deze vragen:

• Lig ik op schema met mijn omzet?

• Zijn mijn kosten hoger of lager dan verwacht?

• Heb ik voldoende geld op mijn zakelijke rekening?

• Moet ik mijn tarieven aanpassen?

• Moet ik meer doen aan klantwerving?

• Zijn mijn investeringen nog realistisch?

• Moet ik mijn financiële prognose bijwerken?

Door deze vragen regelmatig te beantwoorden, houd je controle over je onderneming.

Boekhoudprogramma gebruiken

Een boekhoudprogramma kan helpen om je administratie overzichtelijk te houden. Je kunt facturen maken, kosten boeken, btw bijhouden en rapportages bekijken. Veel boekhoudprogramma’s geven inzicht in omzet, winst, openstaande facturen en kosten per periode. Deze gegevens kun je gebruiken om je ondernemingsplan te controleren en aan te scherpen. Zo werk je niet alleen met verwachtingen, maar ook met actuele cijfers uit je eigen bedrijf.

Boekhouder of accountant betrekken

Je hoeft je financiële administratie niet altijd volledig zelf te doen. Een boekhouder of accountant kan helpen om je cijfers goed te verwerken en te interpreteren. Zeker als je een financiering wilt aanvragen, kan het verstandig zijn om je financiële plan en administratie samen door te nemen. Een boekhouder kan bijvoorbeeld meekijken naar je omzetprognose, kostenstructuur, belastingreserveringen en liquiditeit. Zo weet je beter of je ondernemingsplan financieel realistisch is.

Financiële administratie opnemen in je ondernemingsplan

In je ondernemingsplan kun je kort beschrijven hoe je jouw administratie gaat bijhouden. Dit laat zien dat je serieus omgaat met je financiële verplichtingen en grip wilt houden op je cijfers.

Je kunt bijvoorbeeld opnemen:

• Welk boekhoudprogramma je gebruikt;

• Of je samenwerkt met een boekhouder;

• Hoe vaak je jouw cijfers controleert;

• Hoe je btw en belasting reserveert;

• Hoe je omzet en kosten vergelijkt met je prognose;

• Hoe je financiële rapportages gebruikt om bij te sturen.

Dit maakt je ondernemingsplan sterker en praktischer.

Voorbeeldtekst voor je ondernemingsplan

Een voorbeeldtekst kan er zo uitzien:

“De financiële administratie wordt bijgehouden in een online boekhoudprogramma. Maandelijks worden omzet, kosten, openstaande facturen en liquiditeit gecontroleerd. Deze cijfers worden vergeleken met de prognoses uit het ondernemingsplan. Waar nodig worden tarieven, kosten of marketingactiviteiten aangepast. Voor de btw en inkomstenbelasting wordt structureel geld gereserveerd.”

Deze tekst laat zien dat je niet alleen een financieel plan maakt, maar ook actief controle houdt op de uitvoering.

Financiële administratie en groei

Naarmate je bedrijf groeit, wordt je administratie steeds belangrijker. Je krijgt misschien meer klanten, hogere kosten, personeel, voorraad, financiering of meerdere inkomstenstromen. Door je administratie goed te koppelen aan je ondernemingsplan, kun je groei beter plannen en onderbouwen. Je ziet sneller welke activiteiten winstgevend zijn, waar kosten oplopen en welke keuzes bijdragen aan je doelen. Zo gebruik je je administratie niet alleen voor de belastingaangifte, maar ook als stuurinformatie voor je bedrijf.

Grip op je onderneming

Je financiële administratie koppelen aan je ondernemingsplan helpt je om grip te houden op je bedrijf. Je vergelijkt verwachtingen met werkelijkheid, stuurt op tijd bij en neemt betere beslissingen op basis van actuele cijfers.

Een ondernemingsplan is daarmee niet alleen een startdocument, maar een praktisch hulpmiddel voor je dagelijkse bedrijfsvoering. Door je administratie goed bij te houden en regelmatig naast je plan te leggen, bouw je aan een financieel gezonde onderneming.

Werk je financiële plan direct uit in je ondernemingsplan